Crear Bases de dades

Primers passos amb el programa

Ara que ja en sabem una mica de l'Access, anem a per feina, la primera activitat comença aquí. Ara posarem en pràctica el que abans s'ha comentat en forma teòrica. Per començar, pensarem en un exemple d'una biblioteca de llibres de la qual en farem una petita Base de Dades que ens servirà per poder estudiar el programa Access.

Obrir el programa Access 97

Per obrir-lo cal buscar el botonet m1_p1_3.gif que es troba situat al menú: Inicio | Programas. Per la versió de l'Access 2000, el botonetm1_p1_4.gif seria: .

Creació d'una Base de Dades nova (l'anomenarem: practica1.mdb)

Un cop fet clic en l'opció anteriorment esmentada, entrarem en el programa, i obtindrem la pantalla següent:

m1_p1_5.gif

Com que volem crear una Base de Dades nova, triarem l'opció: Base de datos en blanco.

Seguidament obtindrem la finestra que ens demana desar el fitxer, al qual el situarem en la carpeta de treball de l'alumne habitual, i com a nom li donarem practica1.mdb (només cal escriure practica1, i l'extensió mdb ja l'afegirà el mateix Access)

m1_p1_6.gif

Un cop completat el procés tindrem per resultat una Base de Dades buida, sobre la qual treballarem posteriorment. Felicitats, acabes de crear la teva primera Base de Dades.

Observar un exemple de Base de Dades ja creat

Com que de moment no en coneixem massa sobre el programa, ara tenim la feina feta, i no ho hem de crear nosaltres, sino simplement observar una Base de Dades ja creada i que és molt semblant a la que acabes de crear tu. Fes clic per poder trobar-la en el següent enllaç: practica.mdb

A la finestra que ens surt a continuació donar clic a Abrir:

m1_p1_7.gif

  1. Obrir la Base de Dades només cal fer clic sobre l'enllaç anterior i automàticament obtindrem en pantalla:

m1_p1_8.gif

Seleccionem la taula Autors m1_p1_12.gif i després donem al botonet d'obrir: m1_p1_13.gif. Observar el que s'obté. És el contingut de la taula d'autors del llibres de la meva biblioteca:

m1_p1_9.gif

  1. Repetir el procés amb l'altra taula, la de Llibres.
  2. Una Base de Dades és un conjunt de vàries taules. A continuació es poden veure les altres dues taules que la composen: (en total, la de sobre i les dues de sota, són tres taules en la present Base de Dades)

m1_p1_10.gif

m1_p1_11.gif

Nota.- Si ens hi fixem a la taula central, la dels Llibres, hi ha unes columnes (camps) que enlloc de tenir una paraula sencera tenen un codi, i aquest codi és el mateix que hi ha a una altra taula: així enlloc de dir l'editorial Magrana diu MA, i enlloc de dir l'autora Mercè Rodoreda diu 1, etc. Més endavant s'explicarà el motiu d'això.

Aquesta és la forma com funciona la Base de Dades Access 97: amb diferents taules que tenen cadascuna d'elles informació sobre una part del tot:

  • El tot o la Base de Dades (practica.mdb) seria tota la biblioteca de llibres.
  • Cada taula representa una part:
    • Taula Autors: les dades personals dels autors
    • Taula Llibres: diferents aspectes dels llibres
    • Taula Editorials: les dades de les editorials, etc.

Sempre es treballa amb moltes taules i cadascuna d'elles tracta un tema concret, i totes elles tindran una relació entre sí que formarà l'estructura d'una Base de Dades. És per això que s'anomena Base de Dades Relacional. Això ja ho veurem més endavant.

Però a part de les taules, Access té altres elements que són els següent:

Consultes: Són preguntes que es fan a la Base de Dades i per què no calgui fer-les cada cop es guarden.

Formularis: Ajuden a la introducció de la informació en pantalla d'una forma més agradable i completen les taules en la part gràfica.

Informes: Es troben pensats per poder imprimir la informació de les taules o consultes prèvies.

Macros: Són la gravació i automatització d'unes tasques moltes vegades repetides, així estalvien molta feina reiterativa.

De tot això n'anirem aprenent al llarg d'aquest curs.

[@more@]



Aquesta entrada ha esta publicada en General. Afegeix a les adreces d'interès l'enllaç permanent.